Katso, kun Justin osoittaa, että Microsoft Flow on helppo käyttää yhdessä Dynamics 365: n kanssa tyypillisen hyväksymisprosessin automatisoimiseksi. Tämä ratkaisu eliminoi tarpeen mennä CRM: ään ja etsiä tietuetta, joka odottaa hyväksyntääsi. Sen sijaan voit myöntää hyväksynnän reaaliajassa ja ollessasi liikkeellä yhdellä napsautuksella.

Video-transkripti

Hei, nimeni on Justin ja olen täällä näyttääkseni kuinka hyödyntää Microsoft Dynamics 365 ja Microsoft Flow organisaatiollesi hyväksyntöjen myöntämiseksi tien päällä. Tämä ratkaisu on upea Dynamicsille, järjestelmänvalvojille, rakentajille ja oikeasti kaikille organisaatioille, joilla on hyväksynnät, jotka on ehkä käsiteltävä reaaliajassa.
Flow tarjoaa meille no-code-helpon ratkaisun hyväksyjille käsitellä hyväksyntäpyyntöjä. Historiallisesti Dynamics-käyttäjien piti kirjautua sisään, löytää oikea tietue ja sitten tehdä jotain tietueen kanssa hyväksynnän käsittelemiseksi. Nyt Flow antaa meille kyvyn käsitellä tätä yhtä otosta ja toimittaa sen suoraan puhelimeesi tai sähköpostiisi. Ja se voi sisältää linkkejä SharePointiin tai Dynamicsiin tai jopa hyväksyntänpitäjän yhteystietoja, mikä tekee siitä kaiken mukavan ja helpon käyttää tien päällä.
Hyvä on, joten hyppäämme oikein sisään. Meillä on tänään esimerkki lentomatkoista. Joten, kuten luulit, meillä on kaikki yleiset lentotiedot, kuten lähtö- ja määränpää sekä päivämäärät. Meillä on myös lisätietoja koskeva osa, jos hyväksyntäpyynnön esittäjän on mainittava jotain hyväksyjälle ja tietenkin meillä on lentolipukustannukset, koska se on todennäköisesti mitä hyväksyjä aikoo tarkastella. Ja siirryttäessä alaspäin, hyväksyntätiedot todella ovat siinä, missä hyväksyntämoottori tulee voimaan. Ja tässä olemme saaneet hyväksyntäpyynnön, ja tila ja tila voivat sisältää kohteita, kuten ei käynnistetty, lähetetty odottamaan vastausta, jos se hyväksytään, hylätään tai edes tarvitsee lisätietoja. Lisäksi meillä on hyväksyjä, tässä tapauksessa Frank Keller, koska hän hyväksyy kaikki matkapyynnöt ja meillä on vastauspäivämäärä ja -aika sekä kaikki kommentit, jotka hänellä voi olla pyynnöstä.
Nyt kun olemme tarkastelleet dynaamisuutta, siirrytään hyppäämään Flowen. Kaikki Flow on todella tekemässä tässä vaiheessa ja etsii päivityksiä matkapyyntörekisteriin. Kun se on löytänyt päivityksen, meidän on varmistettava, että päivitys sisältää itse matkapyynnön lähettämisen. Sitä tämä ehdollinen lausunto tekee toisessa toiminnassa. Se haluaa varmistaa, että käyttäjä on painanut lähetä-painiketta. Muuten kaikki muut pyyntöön tehdyt muutokset ovat tällä tietueella Dynamicsissa, ne on lopetettava välittömästi, koska sitä ei ole lähetetty tarkistettavaksi tässä vaiheessa. Jos se on kuitenkin toimitettu, ehdollisessa lausunnossa se otetaan huomioon, ja se lähettää sen kyllä-tielle.
Seuraavassa vaiheessa päivitämme kaikki matkapyyntörekisterit siten, että olemme virallisesti lähetettyinä ja odotamme vastaustilaa. Tämän avulla voimme olla tietoisia Dynamicsin tietueesta, tietää, että se on tosiasiallisesti lähetetty. Seuraavat kaksi vaihetta ovat oikeastaan ​​hyvin samanlaisia. He tekevät todella vain tiedon saamista järjestelmän käyttäjiltä. Joten, ensimmäinen sarja matkustajapyynnöstä, tämä on henkilö, joka pyytää hyväksyntää matkasuunnitelmiinsa. Joten, tämä menee Dynamics-sovellukseen ja löytää käyttäjän tietueen tai matkapyyntötietueen. Se tulee voimaan myöhemmin, koska tarvitsemme heidän sähköpostiosoitteensa vastauksiin ja hyväksyntäjärjestelmään. Toinen vaihe on hyväksyjien Dynamics-tietueen hankkiminen. Tässä vaiheessa meillä on tarpeeksi tietoa voidaksemme jatkaa eteenpäin varsinaisessa hyväksyntäpyynnössä. Joten, seuraava sinertävän violetti toiminta on toiminta, joka todella lähettää ilmoituksen mobiililaitteissa ja sähköpostimuodossa hyväksyjälle.
Joten tässä vaiheessa hyväksyjä saa vuorovaikutuksen varsinaisen hyväksymispyynnön kanssa. Kun napsautamme hyväksymistoimintoa, voit nähdä, että kentät, jotka on täytettävä, on paljon. Hyväksyntätyyppejä on todella melko vähän. Tässä tapauksessa tarvitsemme vain yhden vastauksen. Ja käytämme asiakasvastauksia ja syy siihen, koska haluamme myös mahdollisuuden saada enemmän vastausvaihtoehtoja tapauksissa, joissa hyväksyjä tarvitsee lisätietoja hyväksyntäpyynnöstä. Alempana näet itsestään selviä alueita, kuten otsikon, se on todellisen matkapyynnön nimi. Määritetty on hyväksyjän sähköpostiosoite, joka tuli yllä olevasta vaiheesta. Ja alhaalta meillä on jopa alkiolinkki, joka vie hyväksyjän suoraan Dynamicsiin, jotta ne voivat nopeasti tarkistaa, jos he haluavat nähdä tietueen itse. Tämän tekeminen on erittäin helppoa mobiililaitteesta.
Viimeinkin, kun hyväksyjä on hylännyt tai hyväksynyt tai jopa pyytänyt lisätietoja, tarvitsemme kyvyn ymmärtää, mikä tämä tulos on. Ja kun se tapahtuu ja kun hyväksyjä napsauttaa painiketta mobiilisovelluksen sisällä, käytämme sitä, jota kutsutaan kytkimeksi. Ja tässä tapauksessa kytkimellä on teknisesti neljä erilaista vastetta. Yksi on oletusasetus, jota emme tällä hetkellä käytä, ja voit nähdä sen aina oikealla puolella. Mutta lopulta meillä on pyyntö on hyväksytty, pyyntö on hylätty tai tarvitsemme lisätietoja. Kytkimen avulla voimme kulkea eri polkuja sen sijaan, että sanomme vain kyllä ​​tai ei, jotain tapahtui.
Tässä tapauksessa aiomme puhua pyyntöjen hyväksymisestä. On vielä kaksi vaihetta läpi. Ja kaikki he todella liittyvät päivittää tietue, matkapyyntötietue vielä kerran ja sitten lähettää sähköpostia vastauksena pyynnön esittäjän hyväksymiseen. Päivitystoiminnossa päivitämme vain hyväksyntätilan hyväksyttäväksi ja varmistamme sitten, että hyväksyjän kommentit, jotka he ovat mahdollisesti kirjoittaneet, sisältyvät Dynamicsin kommenttikenttään. Sähköpostivastauksen lähettäminen on erittäin yksinkertaista, ja kaikki mitä meidän on todella tehtävä täällä, on lähetettävä vastaus hyväksymiseen ja tässä tapauksessa kaikki mitä teemme sanomme, että matkapyyntösi on hyväksytty.
Hyvä on, joten sammutamme tämän asian. Ensimmäinen asia, jonka aiomme tehdä, on asettaa Flow testitilaan. Siirrytään takaisin dynaamisuuteen. Ja aiomme lähettää tarkistettavaksi tässä vaiheessa. Joten anna minun napsauttaa tätä painiketta ja aion tallentaa levyn. Voit nyt nähdä, että se alkaa todella toimia, kun puhumme. Joten se saa päivityksen odottaa, onko tarkistuksen tila oikeassa tilassa, ja se käy läpi kaikki nämä eri vaiheet. Se päivittää matkapyyntörekisterin, saa tiedot pyynnöstä, saa tietoja hyväksynnästä ja aloittaa sitten hyväksynnän.
Siirrytään mobiililaitteeseen ja puhelimessani, minulla on nyt hyväksyntä. Ja tässä on pyyntö, ja voit nähdä kaikki tiedot, jotka olivat matkapyynnössämme Dynamicsissä. Ei, se ilmestyy uudestaan ​​ja nyt voimme hyväksyä tai hylätä. Hyväksytään hyväksyntä tässä tapauksessa ja voit nähdä, että pyyntö on hyväksytty ja voimme osua loppuun.
Hyvä on, joten hyppäämme takaisin Flowen. Ja voit nähdä, että hyväksyjä on ollut vuorovaikutuksessa hyväksymispyynnön kanssa. Joten, se on vihreä. Kytkimet ovat nyt myös vihreässä tilassa, koska se löysi tarvittavan tapauksen. Pyyntö hyväksyttiin. Meidän on päivitettävä matkapyyntörekisteri. Voit käydä läpi yksityiskohdat ja nähdä kaikki tiedot. Älä jätä sinua täällä. Mutta meillä on myös sähköposti, joka lähetettiin, matkapyyntösi on hyväksytty. Ja jos menen sähköpostiin ja tässä on minun hyväksymissähköposti. Ja kuten voitte nähdä, meillä on nyt mahdollisuus vastata takaisin hyväksyjille ja hyväksyjille sekä pyynnön esittäjille toiminnan tilasta.
Nyt kun olemme nähneet Flown, katsotaanpa Dynamics-tietuetta. Hyvä on, tässä alareunassa tehty, voit nähdä, että hyväksynnän tila ja tila on hyväksytty. Meillä on päivämäärät siitä, milloin pyyntö lähetettiin ja milloin vastaus myös lähetettiin takaisin. Joten, kuten voit nähdä, Dynamicsia käytetään koko järjestelmän selkärankaksi, ja se pitää kaikki tiedot todellisen hyväksyntämoottorin sisällä.
Kuten näette, Microsoft Flow saattaa tuntua pelottavalta, mutta se ei oikeastaan ​​ole niin monimutkaista ja se on hieno tapa aloittaa mobiilihyväksynnät yrityksellesi. Lisätietoja Microsoft Flowsta on verkkosivustollamme, jossa meillä on resursseja ja koulutusmahdollisuuksia. Kiitos, että katsoit Dynamics 365 In Focus -ohjelmaa.